社労士の仕事も、手書きの書類はどんどん減っていき、パソコンで書類作成するのがふつうになってきました。
わたしが社労士になった15年前は、ベテランの先生はパソコンが苦手で、自分では触らずに職員任せ、なんて事務所もあったのですが、さすがに今ではそういうタイプの方はいなくなってしまったでしょう。
仕事をパソコンで行うと、機器類の不具合、故障というものが、重大な問題になってきます。
パソコンについては、通常使うデスクトップと持ち出しの用のノートの2台で、ノートはいざというときのバックアップ用でもあります。
それと、日常的に起こるのがプリンタの不具合。当事務所では、インクジェットとレーザーの2台、どちらもカラーで両面のプリンタを用意して、もしどちらかが動かなくなっても、仕事に支障がないようにしています。
データのバックアップをまめにとることは基本ですね。
まあこのあたりは常識で、「PCの調子が悪くて・・・」などと言い訳をするのは、プロとしては落第でしょう。
でも、正直言って、2台同時に調子悪くなるなんてこともたびたびあるんです！ とくにプリンタは・・・
機器類のバックアップ体制は完璧でも、わたしの代わりはいませんので、そこだけは体調管理などに自分で気をつけるしかありません。
しかし、会社組織であれば「◯◯さんが急に休んだので、きょうはちょっとわかりかねます」という状態では、やはり業務体制としては大きな問題があります。
もちろん、余人をもって代えがたい人材ということはありますが、数日の休みであれば、とりあえずのお客様対応ができる程度のバックアップ体制の構築は必要です。産休・育休などのある程度見通しのつく長期の休みであれば、事前の対応でほとんど解決できます。それをしておかず、産休や育休がとりにくい、というのは、マネジメントに問題あり、ということです。
このように「人材のバックアップ」を作っておく方法はいろいろあります。
一例としては、定期的に仕事の分担を見直して部署内で「プチ異動」を行うというものです。これを数回繰り返せば、同じ部署の他の人の仕事もわかるようになり、担当者がいなくてもとりあえずの対応ができるようになります。もちろん、これはある程度の年数がかかるもので、急場には対応できませんが、こういう長期的な観点からの対策もあるのです。
バックアップ体制を作っておくと、お客様対応が向上するのはもちろんですが、見逃せない効果は、有給や長期休暇が取りやすくなるということです。
メンタルサポートろうむでは、残業を削減し、有給取得を増加させることによって、従業員のモチベーションを高め、有能な人材の採用につなげるなどの総合的なコンサルティングを行っています。
現在ですと、そのような専門家の支援を受けることによって、助成金がもらえるという制度もあります。下記の内容について取り組み、残業を削減したり有給休暇取得を増加させることで、必要な経費の 3/4、最高80万円が支給されます。
○労務管理担当者に対する研修
○労働者に対する研修、周知・啓発
○外部専門家によるコンサルティング （社会保険労務士、中小企業診断士など）
○就業規則・労使協定等の作成・変更 （計画的付与制度の導入など）
○労務管理用ソフトウェア
○労務管理用機器の導入・更新（※）
○デジタル式運行記録器の導入・更新（デジタコ）
○テレワーク用通信機器の導入・更新 ○労働能率の増進に資する設備・機器等の導入・更新（拡充）
（飲食店での食器洗い乾燥機、小売業のＰＯＳ装置、自動車修理業の自動車リフトなど）
職場意識改善助成金（職場環境改善・改善基盤整備コース） ｜厚生労働省
今年の4月から、内容も改定され、かなり使いやすくなっています。
助成金を申請代行するだけでなく、当事務所では、青文字の部分についてもお受けすることができます。
くわしい内容について知りたい、相談したい場合は、お気軽にご連絡ください。
初回ご相談は無料です。
