会社のパソコンからネットにつなぎ、必要な情報を検索していたはずが、いつの間にか、あちこちネットの海をさまよって、30分、1時間とすぎていた。

そんな経験はないでしょうか？

ネット閲覧による時間のロスは、会社にとって頭の痛いところです。

アクセスログを監視して、ムダなネット閲覧をチェックする、という対策はすぐに思いつくところですね。しかし問題は、監視には手間がかかる上に、「監視されている」という状況は、社員のやる気に影響を及ぼすということです。

では、どうしたらいいでしょうか。

ムダな時間を作る「ネット」という「手段」を問題にするよりも、ムダな時間をだらだらすごしていられない、という状況をつくることを考えてみましょう。それこそが、業務の効率化です。

いつも「部下に裁量の余地を与えましょう」と言っているのに、仕事でシリを叩けというのは、矛盾するのではないか、とお思いの方もいるかもしれません。

「裁量の余地を与える」ということは、「部下が自分で自分の仕事をマネージメントする」ということです。「だらだらぬるい仕事をする」というのとは、まったく意味が違います。

では、どの点を部下にまかせたらよいのでしょうか。

たいていの仕事は期限が決まっています。おおまかに7月下旬という程度のことも多いのですが、これを何月何日とはっきり日付を決めます。そして、毎日の仕事も、指示された仕事を小分けし、これは何時まで、と時間を決めます。

上司が指示するのではなく、部下が自分で自分の仕事を小分けにして時間単位に分解し、ひとつひとつにデッドラインを設定するのです。

毎日、仕事のデッドラインを設定する、そして、終業時にきょうの仕事はきょう終わっているか点検する。終わっていなければ、どこに問題があったのか、検討する。

この繰り返しで、ムダな時間の撲滅、そして当然ながら残業の削減につながります。

手書きのノートでもいいのですが、あとで検索しやすい、数字として集計しやすいということから、デジタルでの記録をおすすめします。 Excel でも、その他のツールでもかまいません。ネットで検索すれば、便利なツールもたくさん出ていますので、いくつか試しに使ってみるのもいいでしょう。

設定したデッドラインと、その進捗状況を記録に残しておくと、どこにボトルネックがあるのか、その記録から見えてきます。

そんなことわざわざしなくても、いつも仕事に追っかけられているよ、というあなた。仕事に「追っかけられる」という他律的な状況ではなく、自分で仕事を「追いかける」という、自律的な状況を作るのです。

これだけのことで、仕事に対する意識が変わってきます。

部下にやらせる前に、まず上司であるあなたが、自分で仕事を分解し、細かくデッドラインを設定してみてください。

数日で、その効果がわかるはずです。