みなさんの職場では、会議の時の記録はどのようにしているでしょうか？
だれかが書記としてノートに記録をとっている、または、とくに内容の記録はとらず、決定事項だけ記録している。
そして、各自が自分に必要な部分をノートやレジュメにメモしている。
こういうところが多いのではないでしょうか。
その場合、参加者は、話を聞きつつ、メモをとることになります。
これはけっこう忙しいし、聞き漏らす危険もありますね。
一番問題なのが、視線が自分の手元にいってしまい、話をしている人に注目が集まらないことです。
話をしても、だれも自分のほうを向いておらず、反応がない。
これは実に話しにくいものです。
「ほかにご意見ありませんか？」と言われても、何も出てこない。
会議の雰囲気がなんとなくどよーんとしているときは、参加者の視線の方向を観察してみてください。
たいてい下ばかり見ています。
さらに、うっかり別のことを考えていたりすると、いまなにについて話しているのか見失ってしまうことはないでしょうか。
会議が長時間になればなるほど、ひとりの話が長くなればなるほど、起こりやすいですね。
そこで、ホワイトボードです。
会議室や打合せスペースには、たいていホワイトボードが備え付けられています。
書記をひとり決めて、ノートに書くのではなく、ホワイトボードにどんどん書き留めていくのです。
そして、ホワイトボードがいっぱいになったら、デジカメで撮影し、記録しておきます。
ほかの参加者は自分でノートを取らないという申し合わせをします。
記録は後ほどメールに添付したり、印刷して配布するとよいでしょう。
会議するとき、座る配置はロの字型か、コの字型が一般的ですが、これだとホワイトボードがみにくい席の人が出てきます。
そこで、全員がホワイトボードのほうを向き、半円形に座ります。
ノートをとる必要がないので、机もいりません。
イスだけでだいじょうぶです。
長時間でなければ、また、大人数でなければ、イスもなしで、ホワイトボードにむかって全員が立って会議することも可能です。
こうすると、視線は自然にホワイトボード、または、話している人のほうに向きます。
ホワイトボードにいままでの発言が書き留められているので、話の内容がわかりやすくいまなにを話しているのか、見失うこともなくなります。
堂々巡りの防止にもなります。
結果的に会議の時間が短縮になります。
書記には少し注意事項があります。
とにかくがんばって全員の発言を書き留めること。
この人の発言は記録し、この人の発言はスルーというのは禁物です。
キーワードだけで構いませんが、その場合、自分の言葉におきかえるのではなく、発言者が使った言葉をそのまま書くこと。
発言者は、書記が書いた内容が自分の意図と違うと思えば、その場で訂正したりさらに説明したりすることによって、内容を明確にできます。
ぜひ一度試してみてください。
